De vijf vragen die u toch gaat stellen.

1. Welke gegevens

Van medewerkers, alleen als zij zelf een klacht melden: de beschrijving van de klacht in eigen woorden, postcode, en als zij dat willen een telefoonnummer of e-mailadres voor contact. Geen naam vereist, geen personeelsnummer, geen BSN, geen koppeling aan de contactlijst van de werkgever.

Van de werkgever: bedrijfsnaam, contactpersoon, factuurgegevens, aantal medewerkers. En de contactlijst voor het versturen van de link: zakelijke e-mailadressen en telefoonnummers, zonder namen.

Wat de werkgever terugkrijgt: uitsluitend tellingen per maand (gemeld, geholpen, gemiddelde dagen tot shortlist), met een drempel van vijf. Nooit een regel per melding, nooit een spoor, regio of datum.

2. Waar de gegevens staan

Op servers binnen de Europese Unie. De website en het portaal worden gehost door Netlify in een EU-regio. Meldingen en zoekopdrachten staan in een aparte omgeving van Doctorwork, eveneens binnen de EU, los van de contactlijsten van werkgevers. Er vindt geen doorgifte buiten de EU plaats zonder passende waarborgen.

3. Wie toegang heeft

Tot meldingen: alleen medewerkers van Doctorwork met een zoekrol, op naam, met tweefactorauthenticatie. Toegang wordt gelogd. De werkgever heeft geen toegang, ook niet op verzoek, ook niet via een bestuurder of DPO. Zorgverleners ontvangen alleen wat nodig is voor een afspraak, en alleen als de medewerker ons vraagt namens hem of haar te bellen.

Tot de contactlijst: de HR-contactpersoon van de werkgever (beheer) en het verzendsysteem van Doctorwork (alleen versturen). Niemand ziet wie de link opent.

4. Welke verwerkers

Wij werken met een beperkt aantal subverwerkers, allemaal met een verwerkersovereenkomst en EU-verwerking:

• Netlify: hosting van website en portaal, aanmeldformulier.
• Twilio: versturen van WhatsApp-berichten (alleen de link en de herinnering, nooit inhoud van een klacht).
• E-mailprovider: versturen van welkomst- en herinneringsmails. Wordt bij livegang benoemd.

De actuele lijst staat altijd op deze pagina. Wijzigingen melden wij vooraf aan werkgevers onder contract.

5. Hoe de AVG is geborgd

Rolverdeling. Voor wat medewerkers melden is Doctorwork zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Niet de werkgever, niet in opdracht van de werkgever. Voor de contactlijst is de werkgever verantwoordelijke en Doctorwork verwerker, onder een verwerkersovereenkomst die uitsluitend die lijst betreft.

Grondslag. Uitdrukkelijke toestemming van de medewerker, gevraagd vóór het invoeren van een klacht, altijd intrekbaar. Gebruik is vrijwillig en wordt niet aan de werkgever gemeld.

Bewaartermijn. Klacht en zoekopdracht worden binnen dertig dagen na afronding gewist. Wat overblijft is één telling zonder inhoud.

Minimalisatie in rapportage. Tellingen per maand met drempel vijf; bemiddelingsuren per kwartaal gefactureerd, zodat geen enkele factuurregel aan een persoon te koppelen is.

Toetsing. Een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) is in uitvoering. Privacyverklaring, voorwaarden en dienstverleningsovereenkomst worden vóór de eerste klant getoetst door een jurist gespecialiseerd in privacy- en gezondheidsrecht. Wij delen de uitkomst met werkgevers onder contract.

Ondernemingsraad. In de regel is dit geen instemmingsplichtig besluit: geen wijziging van het verzuimbeleid, en geen verwerking die de werkgever inziet. Wij adviseren het wel te melden aan de OR.

Wat wij nooit doen. Geen diagnose, geen behandeling, geen medisch advies. Geen betaling aan of contract met zorgverleners. Geen gezondheidsgegevens via WhatsApp. Geen profilering, geen verkoop van gegevens.

Vragen van uw privacy officer of inkoop?

Wij sturen deze pagina als document, met de verwerkersovereenkomst en de DPIA-samenvatting. Mail info@doctorwork.nl. Zie ook onze privacyverklaring en voorwaarden.

Versie 1.0, september 2026.